Comment bien organiser un voyage de groupe ?

Vous souhaitez organiser vos prochaines vacances en groupe avec vos amis ou vos collègues mais vous ne savez pas trop comment faire ? Pas de panique ! Voici la checklist des éléments à prévoir afin de voyager à plusieurs en toute sécurité.

Préparez votre voyage à l’avance

Difficile d’improviser quand on voyage au sein d’un groupe nombreux, alors mieux vaut prévoir à l’avance ! Qu’il se déroule en France, à Paris, en Campagne ou bien à l’étranger, votre séjour se doit de faire l’objet d’une préparation méticuleuse. Pour cela, il est important de réunir les participants en physique ou bien par visioconférence pour faire un point complet sur le programme du voyage. Cela vous permettra de faire vos préparatifs et d’organiser les activités et le parcours, tout en tenant compte des préférences de chacun. Ce sera par ailleurs l’occasion d’organiser les réservations de billets si vous souhaitez prendre l’avion, mais aussi des hôtels pour le logement.

La communication, c’est la clé !

Afin d’éviter toute forme d’imprévu, bien communiquer les informations à tout le monde est une démarche essentielle. Vous risquez de devoir vous coordonner intelligemment pour vous retrouver à certains lieux de rendez-vous, et pendant vos déplacements. Pour cela, il peut être intéressant de désigner un coordinateur qui aura pour rôle de centraliser les informations et de garder une vision globale du projet de voyage.

Prévoyez de quoi gérer votre budget et vos dépenses

Difficile d’anticiper avec précision le budget lors d’un voyage de groupe. Mais si certaines dépenses risquent d’être imprévisibles, vous pouvez néanmoins établir un budget estimatif avant de partir.

Il est par ailleurs essentiel de rester au point sur les dépenses de chacun tout au long du voyage, afin de pouvoir gérer efficacement les remboursements à la fin du séjour. De nombreuses applications existent pour cela, comme Tricount par exemple. Pour vous simplifier la vie, il est aussi possible de faire une cagnotte commune pour les dépenses de groupe. Cela vous évitera de devoir noter intempestivement chacun de vos achats pendant votre voyage.

A noter qu’il est également possible de souscrire à une assurance de voyage de groupe pour sécuriser le voyage. Certaines assurances proposent des avantages assez intéressants pour les groupes de grande taille.

Réservez vos logements intelligemment

Avant de partir, il est indispensable d’effectuer toutes vos réservations de logements. Si vous vous retrouvez sans rien à la dernière minute, vous risquez de tomber dans une impasse à cause du nombre.

Si vous êtes nombreux, les auberges de jeunesse sont probablement la meilleure option. Moins chères, elles offrent également une disposition très conviviale, propice aux rencontres et aux soirées animées. En réservant à l’avance, vous pourrez parfois bénéficier de réductions de groupe en négociant avec les propriétaires.

Réglez la question du transport au plus vite

Le transport est un élément crucial de votre voyage en groupe. Et si vous êtes nombreux, l’utilisation des transports en commun et les réservations à la dernière minute pour vos trajets ne sont pas des stratégies gagnantes. Pour plus de mobilité, il est possible d’opter pour le covoiturage avec la location de voiture sur place. Cela vous permettra de toujours vous déplacer ensemble sans contraintes. Autre solution, la location d’autocar avec chauffeur, en effet si vous prévoyez par exemple de voyager à Paris. La location autocar Paris vous offre de nombreux avantages en fonction de votre autocar pour les groupes de grande taille. Par exemple, du wifi, des sièges inclinables, des toilettes et biens d’autres. En plus de permettre à tous les voyageurs de rester groupés, l’autocar est aussi une solution beaucoup moins coûteuse dans de nombreuses situations.